Svenska företag med AEO-tillstånd bör förbereda sig på fler revisioner, enligt svenska myndigheter

Nyligen meddelade Tullverket att de kommer att intensifiera sina kontroller av företag med AEO-tillstånd. Syftet med denna åtgärd är att öka säkerheten och effektiviteten i tullhanteringen inom EU. Beviljade tillstånd kommer att granskas av Tullverket för att kontrollera att kraven och villkoren fortfarande är i linje med deras standarder.

Ni kan förbereda er genom att se över era rutiner, egenkontroller och eventuella företagsförändringar

Tullverket

Vikten av goda interna rutiner

AEO-tillståndet bygger på att ditt företag kan visa att du har goda rutiner för att hantera företagets tull-, säkerhets- och skyddshantering. Företagets interna kontroller, det vill säga egenkontrollen, ska garantera att alla rutiner är korrekta, fungerar och tillämpas i verksamheten.

Genom att ha en utpekad kontaktperson för tullhantering och genom att visa att man har kontroll över sina tullprocesser kan företag minska risken för felaktigheter vid tullrevisioner. Det ger också en bra signal till myndigheterna.

Ett syfte med AEO-tillstånd är att du ska säkerställa en korrekt tullhantering.Det är viktigt att du snabbt kan identifiera avvikelser och incidenter som rör både tullhantering och säkerhet och skydd. Detta innebär t.ex. att du ska:

• Förebygga fel
• Deklarera alla varor
• Upprätta högkvalitativa tulldeklarationer
• Skicka in deklarationerna i tid
• Kontrollera korrekta avgifter och statistikuppgifter
• Följa restriktioner och sanktioner
• Betala tullräkningar i tid
• Garantera säkerhet och skydd i leveranskedjan

(Kilda: Tullverket, Interna Kontroller)

Goda interna rutiner kan också upptäcka besparingar. Genom att ha kontroll över tullhanteringen och kontrollera tulldeklarationerna regelbundet kan företagen upptäcka felaktigheter i sina tulldeklarationer och därmed undvika överbetalning av moms och tullar. Detta är normalt sett inte Tullverkets fokus, eftersom de sannolikt fokuserar på att avslöja bristande betalning, så här måste du vara uppmärksam själv!

Det är viktigt att ditt företag har en god egenkontroll

Tullverket

Säkerställ en korrekt arkivering av dina tulldeklarationer och styrkande handlingar

Ett kriterium för att uppnå AEO-tillstånd är lämplig dokumentation. Vidare, är ett annat kriterium är efterlevnad av tull- och skatteregler och frånvaro av ekonomiskt brottsliga handlingar (Läs mer om AEO-kriterier). För att uppfylla dessa kriterier är det nödvändigt att ha ett tillfredsställande system för hantering och arkivering av tulldeklarationer och styrkande handlingar. Du behöver alltså kunna dokumentera att du har en tillräcklig registrering av dina tullhandlingar.

Det lönar sig att ha bra rutiner för hur du förvarar dina styrkande handlingar

Tullverket

Enligt svensk lagstiftning krävs det att du sparar styrkande handlingar i 5 år.

Hur kan Emma E-Doc hjälpa dig att förbereda dig för kontroll?

Emma E-Doc är det ledande digitala tullarkivet och har verktyg för eferlevnadskontroller och revision. Emma E-Doc gör det enklare för dig att hålla koll på dina tulldeklarationer och styrkande handlingar, utan behovet av en intern arkivlösning.

Emma E-Doc förenklar processen från insamling och lagring av deklarationer till analys och revision av tulldata – allt i en komplett plattform.

Med E-Doc kan företag lagra alla sina deklarationer på en central plats och säkerställa att de alltid är uppdaterade och lättillgängliga för revisorer och tullmyndigheter.

Förenkla och effektivisera den interna kontrollprocessen

Genom att använda Emma E-Doc kan ni även minska risken för mänskliga fel och effektivisera processen för insamling, lagring och kontroll av
tulluppgifter.

Emma E-Doc hjälper dig att förenkla och effektivisera den interna kontrollprocessen. Med Emma E-Doc kan du ladda upp statistikrapporter, upptäcka saknade deklarationer och felaktig information som t.ex.:

• Varukod
• Valuta
• Ursprungsland