Digital MVA-melding innføres 1. januar 2022. En viktig effekt av endringen, er at Skatteetaten vil kunne utføre grundigere, automatiserte og periodiske kontroller av flere virksomheter enn det som er gjøres i dag.
Det blir dermed viktigere enn noen gang tidligere å ha tilstrekkelig kontroll over dokumentene som utgjør grunnlaget for innførselsmerverdigrunnlaget i MVA-meldingen. Tolldeklarasjoner og underliggende dokumentasjon er primærbilagene i denne sammenheng. Det er også et område der vi ser at mange ikke har full oversikt og mangler rutiner for tilstrekkelig kontroll og revisjon.
Les mer om Digital MVA-melding og Skatteetatens modernisering av MVA-området
De viktige – og ofte oversette – deklarasjonene og tolldataene
Hvorfor er det viktig å ha god kontroll over tolldokumentene når det kommer til nye MVA-meldingen? Og hvordan kan et digitalt tollarkiv bidra til bedre kontroll? Dette er spørsmålene vi belyser i denne artikkelen.
Vi arrangerer også et webinar om dette høyaktuelle temaet: SAF-T & Digital MVA-melding: Har du kontroll på deklarasjoner og tolldata?
Merverdiavgift ved import – Hver deklarasjon er viktig
Som importør, er du ansvarlig for beregning, bokføring og betaling av innførselsmerverdiavgift. Tilstrekkelig dokumentasjon for varekjøpet så vel som innførsel er avgjørende i denne prosessen, både for å kunne benytte fradragsretten og som dokumentasjon i en eventuell revisjon.
Mange tar kun utgangspunkt i den månedlige deklarasjonsoversikten fra Tolldirektoratet, men det gir ikke hele bildet. For fullstendig oversikt er viktig å kontrollere hver deklarasjon med tilhørende bilag for avvik mot regnskap.
Vi anbefaler dokumentert kontroll på hver deklarasjon, og medfølgende bilag, for hele den oppbevaringspliktige perioden på fem år (regnet fra årets utgang).
Enkel og oversiktlig tilgang til dokumentene fra hele oppbevaringsperioden blir viktig, så vel som muligheten til å kunne eksportere eller dele dokumentasjonen
Feil og avvik i deklarasjoner eller tolldata?
Typiske avvik knyttet til deklarasjoner kan i hovedtrekk plasseres i en av to hovedkategorier:
Deklarasjonsverdi høyere enn leverandørreskontro:
- Differanse i termin, vare er deklarert, men ikke fakturert
- Dobbeltfortolling
- Midlertidig import og vareprøver
- Feilaktig høy verdi på proforma fra vareleverandør
- Feilregistrering hos leverandør eller speditør
- Uriktig eller for høy beregnet toll/sæaravgift
- Uriktig valutakode angitt i deklarasjon
Leverandørreskontro høyere enn deklarasjonsverdi:
- Varer ikke deklarert: Ufortollet gods («smugling»)
- Avvik i proforma vs. Faktura
- Deklarert for lave verdier
- Feilregistreringer hos leverandør eller speditør
- For lav eller manglende beregning av toll/særavgift
- Uriktig valutakode angitt i deklarasjon
Hvordan rette avvik?
Avvik knyttet til tolldata må omberegnes eller egenrettes ved å kontakte speditør eller manuelt via Altinn.Gjør man det manuelt via Altinn, må man beregne lenger saksbehandlingstid før man mottar rettelsen, sammenlignet med bruk av elektronisk omberegning via opprinnelig speditør.
Feilretting vil føre til økt tidsbruk og potensielt økte kostnader.
Gode kontrollrutiner for avstemning av deklarasjoner opp mot leverandørreskontro blir dermed svært viktig for å unngå en omfattende rettelsesprosess
Internkontroll blir stadig viktigere
Som det kommer frem av de foregående punktene, er gode rutiner for internkontroll viktigere enn noen gang.
For deklarasjonsområdet, innebærer dette blant annet gode rutiner for:
- Innhenting, lagring og rapportering av deklarasjonsdata for de siste fem årene (regnet fra utgangen av deklarasjonsåret)
- Avstemning av deklarasjoner opp mot leverandørreskontro
- Feilretting og oppdatering av mangelfull dokumentasjon
- Hvordan håndtere revisjon- og kontrollforespørsler
- Intern opplæring og kunnskapsformidling ved utveksling i personalet
- Nedskrevne rutinebeskrivelser og definerte ansvarspersoner, evt. tidsfrister
Hvordan kan et digitalt tollarkiv bidra til bedre internkontroll?
Vårt digitale tollarkiv, Emma E-Doc, er utviklet med styrket internkontroll for øyet. Og er et nyttig verktøy for innhenting, arkivering og kontroll av tolldata, så vel som i en revisjon.
Sentrale fordeler og funksjoner i Emma E-Doc:
- Utformet i henhold til oppbevaringsplikten for tolldeklarasjoner, og med et søkbart og tilgjengelig arkiv, der rapporter og datasett enkelt kan eksporteres og deles
- Fakturamatch-modulen bidrar til å avdekke avvik mellom deklarasjoner og faktura, slik at man kan avdekke og utbedre eventuelle feil i god tid før innsendelsen av MVA-meldingen
- Automatiserer innsamlingen av tolldeklarasjoner og tilhørende dokumentasjon fra speditør direkte til vår plattform
- Månedlig deklarasjonsoversikt opprettes automatisk og kan enkelt og effektivt benyttes i intern kontroll og avstemning
- Avdekker, frembringer og sender ut etterlysning på manglende deklarasjoner direkte fra systemet
Emma E-Doc i forberedelsen til ny MVA-melding
For å finne ut mer om hvordan Emma E-Doc kan forbedre interne kontrollrutiner og være et nyttig verktøy i forberedelsen til ny MVA-melding, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss for en uforpliktende prat.
- Vi tilbyr kostnadsfrie speditøranalyser for nye kunder, for å avdekke smertepunkter og områder med forbedringspotensial
- For eksisterende kunder som ikke allerede benytter seg av vår fakturamatch-modul, tilbyr vi å kjøre en kostnadsfri test
Webinar (opptak – se nå!): SAF-T og Digital MVA-melding: Har du kontroll på deklarasjoner og tolldata?
Registrer deg nå for å få tilgang til webinaret umiddelbart.
