Digitalisering av toll og importørenes ansvar

De siste årene har Tolletaten, i likhet med Skatteetaten og en rekke andre norske etater, tatt fatt på en omfattende digitaliseringsprosess. Målet er å effektivisere arbeidsoppgaver og takle økt pågang på en smidigere måte.

Innføringen av Digitoll, digital tollbehandling, er en vesentlig del i strategien. Digitoll forutsetter blant annet at informasjon leveres digitalt før eller senest ved grensepassering. I første fase tilsvarer Digitoll det vi kjenner som ekpressklarering, og prosjektet rulles ut i faser frem mot 2025.

«Digitalisering styrker etatens evne til å kontrollere vareførselen og vil gjøre import og eksport av varer enklere for næringsdrivende og privatpersoner»

Tolletaten

Norske importører må komme på banen

Fremtidens digitale grensepassering vil ha store innvirkninger på hvor smidig vareinnførelsen blir for norske importører. Har Tollvesenet tilgang på tilstrekkelig informasjon ved innførsel unngår importøren forsinkelser som følge av unødvendige opphold på grensen eller videresending til tollager.

For importører som ikke deklarerer varene sine selv, er det derfor viktig å ha et godt samarbeid med sine leverandører og speditører, for å sikre at riktig og god informasjon gjøres tilgjengelig til speditør tidsnok. 

«Det er på høy tid at norske importører involverer seg i tolldelen av sin supply chain»

Ørjan Ibs Eriksen, Produktsjef E-Doc, Emma Systems

I 2023 forventes det å komme tydeligere krav om at speditører må ha fullmakt fra selskapene de fortoller på vegne av.  Vårt råd er at du bruker den anledningen til å også ta en «opprydding» i listen over speditører som benyttes, for å sikre at de du gir fullmakt til faktisk møter dine krav og behov.

«Det forutsettes at speditøren har fullmakt til å opptre på vegne av oppdragsgiveren, og forplikter derved sin oppdragsgiver overfor tollmyndighetene»

Tolletaten

Spørsmålene du bør stille dine leverandører og speditører

For å sikre at tilstrekkelig informasjon gjøres tilgjengelig før/ved grensepassering, bør du involvere både leverandørene av varene og speditørene som benyttes i innførselen.

Leverandørene

I samarbeid med dine leverandører, må du sørge for at speditørene har informasjonen de trenger for å gjøre sin jobb og unngå unødvendig tidsbruk og feil.

Fakturainformasjon

Dette inkluderer blant annet at man sørger for at fakturaen er tilstrekkelig utfylt og deriblant:

• Identifiserer partene i salgsprosessen tydelig, med organisasjonsnummer
• Inneholder informasjon om varene (tolltariff, vekt, verdi, opprinnelsesland m.m.)
• Støtter gjenbruk av data, for oversikt og sporbarhet i prosessen videre

Se også Forskrift om bokføring for mer om fakturainformasjon.

Faktura i Excel?

Dersom leverandøren kan levere fakturadetaljene i eksempelvis Excel-format (.xls / .xlsx), vil dette kunne lette speditørens jobb og redusere risikoen for tastefeil.   

Bruk av proforma?

Proformafaktura regnes i utgangspunktet ikke som gyldig dokumentasjon for tollverdi i de tilfeller der det skal betales for varen, og kan medføre økt risiko for at avvikende verdier registreres og bokføres. For å sikre riktig informasjon, bør du be dine leverandører om å utstede handelsfaktura direkte, fremfor bruk av proforma.

Benyttes likevel proforma, bør man påse at referansen er tilknyttet endelig faktura.

Les mer om dette i Tollverdiveilederen til Tolletaten.

Skatteetaten hadde i 2021 en ny opplysningsplikt for virksomheter ute på høring: Opplysningsplikt om salgs- og kjøpstransaksjoner.  I forslaget ligger det at partene i transaksjonen plikter til å utlevere detaljene om transaksjonene til myndighetene fra 2024.  At det er samsvar gjennom hele prosessen, fra deklarert til bokført verdi, blir dermed enda viktigere.

Speditørene

Filinnlesning ved hjelp av XML eller Excel

Har speditør mulighet til filinnlesing av oppdragsdata fra leverandør (XML/Excel)?

Dersom man sender deklarasjonsdata i XML- format får man potensielt fortollingsdetaljer helt ned på varelinjenivå og vil kunne benytte sin tollarkivdatabase til å føre kontroll med hver enkelt varelinje, tariffnummer, avgiftskoder og eventuelt ned på unikt artikkelnummer.

Generering av varelinjer

Kan man generere varelinjer, så kan tidsbruk og kvalitet forbedres og pris pr. fortolling kan holdes nede ved mindre tid brukt pr. deklarasjon.

Underbilag

Leveres underbilag elektronisk sammen med deklarasjonen som en service, eller krever speditør et tillegg i pris for dette?

Det er i den sammenheng også verdt å merke seg at det er importører (og eksportører) som har oppbevaringsplikt for sine deklarasjoner og underbilag.

Speditører mv. som deklarerer på vegne av andre har i utgangspunktet ikke selvstendig oppbevaringsplikt

Tolletaten

Lurer du på hva som er oppbevaringspliktig eller vil lære mer om ditt ansvar i den sammenheng? Les om dette i Tolloven.

Transfer pricing (TP) og omberegninger

Tidligere har virksomheter i avtale med Tolletaten kunne benytte seg av en årlig etterjustering av tollverdi knyttet til transfer pricing. Denne ordningen har opphørt, og det kreves nå at det gjøres omberegning av hver enkelt berørte tolldeklarasjon.

Opererer du med transfer pricing og har behov for å gjøre omberegninger som følge av dette? Da har du enda flere grunner til å velge speditører som støtter XML innlesning. Ved å benytte XML kan man lettere lage en blåkopi av den originale deklarasjonen og gjøre omberegning raskt og enkelt.

Les mer om tollverdi og internprising

Oppsummering: God data er nøkkelen

For importører og eksportører som vil møte digitaliseringen av toll godt rustet og forberedt, er nøkkelen gode data.

For å sikre at dine varedata er så gode som mulig, bør du:

• Ta eierskap til vareinformasjonen
• Jobb tett med dine leverandører og speditører
• Sørge for sporbarhet gjennom hele prosessen, fra ordre via tolldeklarering til bokført verdi og rapportering
• Etablere skriftlige rutiner for kontroll og avvikshåndtering